Si algo tenemos claro es que “gestión de proyectos” es sinónimo de ganancias. Hay dos áreas  asociadas a las empresas que se denominan igual y que dan los mismos  beneficios.

Contratar una gestoría que nos  asesore y nos gestione nuestro proyecto e implementar un software en nuestra empresa de gestión de nuestros proyectos.

La primera ya sabemos de lo que trata, consigue mediante un trabajo impecable  gestionar todo el papeleo, todo el proceso de requisitos y plazos para que nuestro proyecto salga adelante mediante ayudas, incentivos y encontrando subvenciones, donativos o socios que quieran colaborar. 

Mientras que la  segunda parte, aunque se llame igual es menos conocida.

¿Qué es la gestión de proyectos interna?

Como ya sabemos cuando queremos montar un negocio, una empresa  o empezar de autónomos tenemos que presentar un proyecto previo para conseguir ayudas, avales o créditos  que nos ayuden a darle el empujón necesario al negocio para que arranque.

Estas ayudas  consisten en deducciones de rentas, ayudas para pagar maquinaria o para ayudarnos con los primeros meses. mientras,cuando ya  hemos creado una empresa cada objetivo será un proyecto.

Por lo  tanto tendremos diferentes proyectos con diferentes clientes, diferentes proyectos mensuales, anuales, etc…

Muchas empresas pierden dinero y el control de las horas facturables debido a que fallan en un proceso clave  de la gestión de proyectos: el control del tiempo y su estandarización.

Una mala planificación y cuantificación de  los  tiempos puede tener un impacto en nuestras facturas de miles o decenas de miles de euros  de ingresos que vamos perdiendo mes a mes y que se van acumulando sin darnos apenas cuenta.

Algo muy parecido con el gasto  total que tiene un fumador, un paquete semanal no supone mucho dinero, pero si sumamos el total mensual y lo multiplicamos por los años que lleva fumando la cifra asciende muchísimo.

¿Dónde radica  el problema? Aparte de tener profesionales que sean capaces de gestionar nuestro proyecto y hacerlo viable, hay que tener en cuenta que cada proyecto debe estar cuantificado utilizando un software de medición de tiempos.

Estos consiguen reducir  enormemente el tiempo de facturación, si normalmente necesitamos entre 30 días y 60 para facturar a nuestros clientes (más los días que perdemos esperando a recibir el pago) con un software agilizamos este ciclo de facturación en casi la mitad de tiempo.

¿Qué conseguimos con ello? Pagar a nuestros empleados a tiempo y conseguir alinear los recursos de adicionales.

Tendremos empleados  contentos, no deberemos a ningún proveedor por lo  tanto el sobrante sabremos que podemos invertirlo en nueva maquinaria, en mejorar nuestra oficina o fábrica, invertir  en publicidad o en crear nuevos productos.

Así, una herramienta de gestión de los proyectos analizará todo el tiempo invertido en una entrega, siendo capaz de hacer un estudio  matemático del tiempo que se tenía planeado y del  que es el “ideal”.

Con esta estimación podremos hacer mejoras en nuestros proyectos, para reducir el tiempo las próximas veces y volver así nuestra empresa mucho más competitiva.

Además contaremos con datos procesables y visibles, podremos analizarlos y ver hacia dónde van dirigidos los esfuerzos y que áreas producen pérdidas.

Se ha demostrado que las horas reportadas se vuelven la mejor fuente de datos reales que podemos tener sobre el  rendimiento y control de los proyectos de nuestras empresas. 

Además de resultar una tarea muy sencilla para nuestros empleados, ya que no tendrán que informar acerca de detalles innecesarios,  simplemente valdrá con imputar las  horas que dedican al  proyecto y las tareas que realizan.

¿Qué más se puede hacer con este software? Agregar notas que describan la  tarea que hacen para que sus compañeros o superiores puedan entender todo el proceso sin tener que estar directamente implicados en él.

Una guía para adjudicar las tareas que debemos  seguir en nuestra gestión de proyectos interna es que estas sean específicas pero que no estén excesivamente segmentadas. Por ejemplo, podría ser reunión con clientes (sin especificar presentación, discusión de ideas,etc), creación de prototipos o viajes.